L’indemnisation des frais kilométriques en portage salarial
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Comme n’importe quel salarié, les consultants en portage salarial peuvent aussi être amenés à effectuer des déplacements dans le cadre de leur activité professionnelle. Pouvant être classées parmi les frais de fonctionnement, les dépenses engagées peuvent faire l’objet d’un remboursement sous la forme d’indemnités kilométriques. Découvrez dans cet article les conditions pour en bénéficier, ainsi que toutes les réponses à vos questions concernant les frais kilométriques en portage salarial.
Les frais kilométriques en portage salarial
Lorsqu’un consultant en portage salarial est contraint d’utiliser son propre véhicule pour ses déplacements professionnels, cela occasionne des dépenses. Considérées comme des frais professionnels, ces dépenses constituent les frais kilométriques. Ces frais kilométriques couvrent :
- le prix d’achat du véhicule et de ses équipements ;
- les frais pour le carburant ;
- la cotisation annuelle pour l’assurance automobile ;
- les dépenses engendrées par l’entretien.
Sachez qu’à l’instar d’un salarié classique, un porté salarial est en droit d’obtenir un remboursement de ses frais kilométriques lorsqu’il utilise son véhicule personnel à des fins professionnelles. On parle alors d’indemnités kilométriques.
Le concept et fonctionnement des indemnités kilométriques en portage salarial
Comme évoqué ci-dessus, les indemnités kilométriques constituent un avantage auquel les salariés, y compris ceux en portage salarial, ont droit. En effet, outre le remboursement des frais kilométriques, les indemnités kilométriques ont un réel impact sur le salaire.
Une alternative à la déduction forfaitaire
L’indemnisation des frais kilométriques peut être obtenue lorsque la déduction forfaitaire de 10 % couvrant les dépenses courantes, dont les frais de transport ne suffit plus. Ainsi, un consultant en portage salarial dont le montant des frais kilométriques est supérieur à celui de la déduction forfaitaire peut opter pour une indemnité kilométrique. Calculés sur le barème kilométrique de l’URSSAF, les frais kilométriques peuvent être remboursés totalement ou partiellement.
Des indemnités exonérées d'impôts sur le revenu
Notons que les indemnités kilométriques sont déductibles du revenu imposable du consultant en portage salarial. Elles sont exonérées de cotisations salariales et de cotisations patronales à condition, bien sûr, qu’elles aient été réellement utilisées à des fins purement professionnelles. En outre, l’indemnisation des frais kilométriques constitue un réel avantage en termes de salaire. Néanmoins, il faudra remplir quelques conditions pour en bénéficier.
Les conditions pour bénéficier des indemnités kilométriques en portage salarial
Encadré par une disposition légale, l’éligibilité au remboursement des frais kilométriques en portage salarial n’est possible que sous certaines conditions :
Utiliser son propre véhicule pour ses déplacements professionnels
Pour être éligible aux indemnités kilométriques, un porté salarial doit utiliser son véhicule personnel pour se rendre à l’endroit où il doit effectuer sa mission. Notons que la puissance de la voiture ne doit pas dépasser les 7 CV. Ainsi, une photocopie de la carte grise au nom du consultant en portage salarial doit être fournie.
Fournir un justificatif de ses déplacements
Pour obtenir un remboursement de ses frais kilométriques, le consultant en portage salarial est tenu de justifier ses déplacements par l’exercice de son activité professionnelle. Ainsi, un récapitulatif détaillant le motif et la date du déplacement, la distance parcourue, ainsi que les points de départ et d’arrivée doit être consigné dans un tableau de bord tous les jours et transmis au client.
Ne pas utiliser son véhicule pour une convenance personnelle
L’utilisation du véhicule personnel à des fins professionnelles ne peut se faire que lorsque les transports en commun ne permettent pas d’effectuer le trajet ou en cas d’horaires incompatibles. C’est notamment le cas lorsque les horaires de travail sont décalés ou étendus comme ceux des professionnels itinérants tels que les agents immobiliers et les commerciaux.
Le calcul des indemnités kilométriques en portage salarial
Le calcul des indemnités kilométriques diffère chaque année. Il est établi par l’URSSAF selon un barème sur une période allant 1^er^ janvier au 31 décembre en fonction :
- du type de véhicule (voiture ou deux roues) ;
- de la puissance fiscale du véhicule qui est limitée à 7 CV pour les voitures, et 50 CC pour les motos ;
- du nombre de trajets par mois ;
- du nombre de kilomètres parcourus par journée travaillée.
Les indemnités kilométriques voiture et moto
Compte tenu de ces deux derniers points, le consultant en portage salarial a donc la possibilité de convertir le kilométrage parcouru en note de frais. Néanmoins, il est bon de préciser que les véhicules avec plus de 15 000 km en note de frais sur l’année sont soumis à la taxe sur les véhicules de société ou TVS.
Les indemnités kilométriques vélo
Notons que les salariés portés qui utilisent leur vélo exclusivement pour leurs trajets domicile-travail peuvent aussi bénéficier des indemnités kilométriques sur la base de l’itinéraire le plus court. Ces dernières sont fixées à 0,25 euro par kilomètre parcouru (aller et retour). Sachez alors que les frais kilométriques vélo sont exonérés de cotisations à hauteur de 200 euros par an.
Les frais kilométriques au forfait
Sachez qu’il existe en portage salarial il existe 3 types frais kilométriques au forfait : le forfait mobilités durables, le forfait grand voyageur et le forfait petit voyageur.
Le forfait petit voyageur
Ce forfait permet au salarié porté de convertir ses frais kilométriques en frais professionnels selon le barème établi par l’URSSAF. Ainsi, pour que ces frais kilométriques puissent être déductibles du CA du salarié porté, il faut remplir quelques conditions :
- La distance entre le domicile et le lieu de travail doit être égale ou supérieure à 50 km ;
- Le trajet aller et en transports en commun doit durer au minimum 1h30 ;
- Le consultant doit être en mesure de regagner son domicile le soir ;
- Une photocopie de la carte grise du véhicule et de l’attestation d’assurance auto est requise.
Le forfait grand voyageur
Un consultant en portage salarial est dit « grand voyageur » lorsque ses déplacements professionnels l’empêchent de rentrer chez lui tous les soirs. C’est notamment le cas lorsque ses missions l’amènent à se déplacer à plus de 50 km de son domicile. Il est alors possible d’appliquer ce forfait permettant de couvrir les frais de logement et de repas.
Le forfait mobilités durables
Se substituant aux indemnités kilométriques vélo et aux indemnités forfaitaires de covoiturage, ce forfait concerne l’utilisation des moyens de transport écologiques. Afin de réduire l’empreinte carbone des travailleurs en portage salarial, les employeurs peuvent prendre en charge les frais générés par les transports publics, le covoiturage ou encore le vélo.
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